Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Загальними зборами трудового
колективу і профспілкового комітету
Широківського районного суду 18.05.12р.
РЕГЛАМЕНТ
РОБОТИ ШИРОКІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ
ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1.Загальні положення
1.1.Регламент Широківського районного суду Дніпропетровської області встановлює порядок організації діяльності суду, пов’язаної із здійсненням його повноважень.
1.2.Затвердження, скасування, внесення змін та доповнень до Регламенту здійснюється наказом голови Широківського районного суду Дніпропетровської області.
1.3.Дотримання вимог Регламенту є обов’язковим для всіх працівників суду.
1.4.Регламент передбачає механізм здійснення таких напрямів діяльності суду:
1.4.1.Засади організації діяльності суду.
1.4.2.Розподіл обов'язків, узгодження дій між структурними підрозділами апарату суду.
1.4.3.Планування та організація роботи апарату суду.
1.4.4.Порядок підготовки і проведення нарад, засідань та інших організаційно-управлінських заходів.
1.4.5.Організація роботи з кадрами.
1.4.6.Організація роботи з документами.
1.4.7.Порядок розгляду письмових та усних звернень громадян та організація їх прийому.
1.4.8.Порядок використання та зберігання печаток, штампів.
1.4.9. Порядок друкування та розмножування документів.
1.4.10. Порядок ведення діловодства суду.
1.4.11.Підготовка документів для подальшого зберігання та використання.
2.Засади організації діяльності суду.
2.1.Завдання Широківського районного суду Дніпропетровської області, здійснюючи правосуддя на засадах верховенства права, забезпечити кожному право на справедливий суд та повагу до інших прав і свобод, гарантованих Конституцією і законами України, а також міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.
2.2.Широківський районний суд Дніпропетровської області відноситься до судів загальної юрисдикції першої інстанції.
2.3.Здійснюючи правосуддя, суд є незалежним від буд-якого незаконного впливу.
2.4.Звернення до суду громадян, організацій чи посадових осіб, які відповідно до закону не є учасниками судового процесу, з приводу розгляду конкретних справ судом не розглядаються, якщо інше не передбачено законом.
2.5.Втручання у здійснення правосуддя, вплив на суд або суддів у будь-який спосіб, неповага до суду чи суддів, збирання, зберігання, використання і поширення інформації усно, письмово або в інший спосіб з метою завдання шкоди авторитету суддів чи впливу на безсторонність суду забороняється і тягне за собою відповідальність , установлену законом.
2.6.Для вирішення питань внутрішньої діяльності суду відповідно до чинного законодавства діє суддівське самоврядування.
2.7.Кожен має право на участь у розгляді своєї справи у визначеному процесуальним законом порядку.
2.8.Суддя розглядає справи, одержані згідно з порядком розподілу судових справ, на розподіл судових справ між суддями не може впливати бажання судді чи будь-яких інших осіб.
2.9.Кожен має право на правову допомогу, у випадках , передбачених законом, ця допомога надається безоплатно.
2.10.Ніхто не може бути обмежений у праві на отримання в суді усної або письмової інформації про результати розгляду його судової справи, кожен хто не є стороною у справі, має право на вільний доступ до судового рішення в порядку встановленому законом.
2.11.Розгляд справ у суді відбувається відкрито, крім випадків, установлених процесуальним законом. Учасники судового процесу та інші особи, присутні на відкритому судовому засіданні, можуть використовувати портативні аудіотехнічні засоби. Проведення в залі судового засідання фото- і кінозйомки, відеозапису, а також транслювання судового засідання допускається за рішенням суду за умови письмового звернення до суду не пізніше 7 днів до судового засідання.
2.12.При розгляді справ перебіг судового процесу фіксується технічними засобами в порядку, встановленому процесуальним законом.
2.13.Судочинство і діловодство в суді провадиться державною мовою, громадянам гарантується право на використання в судовому процесі рідної мови, якою вони володіють.
2.14.Судове рішення , яким закінчується розгляд справи в суді , ухвалюється іменем України. Судові рішення , що набрали законної сили, є обов’язковими до виконання усіма органами державної влади, органами місцевого самоврядування , їх посадовими та службовими особами, фізичними і юридичними особами їх об’єднаннями на всій території України. Невиконання судових рішень тягне за собою відповідальність, установлену законом.
2.15.Учасники судового процесу та інші особи у випадках і порядку, встановлених процесуальним законом мають право на апеляційне та касаційне оскарження судового рішення, а також на перегляд справи Вищий спеціалізований суд України з розгляду цивільних і кримінальних справ.
2.16.Справи в суді розглядаються суддею одноособово, а у випадках, визначених процесуальним законом, - колегією суддів, а також за участю народних засідателів і присяжних. Суддя, який розглядає справу одноособово, діє як суд.
2.17.У суді функціонує автоматизована система документообігу, персональний склад суду для розгляду конкретної справи визначається автоматизованою системою документообігу за принципом вірогідності розподілу справ під час реєстрації в суді позовних заяв, клопотань та скарг.
2.18.Символами судової влади є державні символи України – Державний Герб України і Державний Прапор України.
2.19.Суддя здійснює правосуддя в мантії та з нагрудним знаком відповідно до зразків мантії та нагрудного знака судді, затверджених рішенням Ради суддів України від 16 травня 2003 року №13, від 17 березня 2005 року №20.
2.20.Судовий розгляд справ здійснюється в залі судового засідання. В зв’язку з наявністю в приміщенні суду лише одного залу судового засідання для кримінальних справ, судові засідання, під час занятості цього залу, можуть проводитись в кабінетах суддів, які обладнані відповідними технічними засобами фіксації судового процесу.
3.1.Організаційне керівництво діяльністю Широківського районного суду здійснює голова суду.
3.2.Розподіл обов'язків між працівниками апарату суду здійснюється відповідно до посадових обов’язків працівників, наказами голови суду та керівника апарату суду.
Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду повинен забезпечувати звільнення суддів від дій, які безпосередньо не пов’язані із здійсненням правосуддя.
Широківського районного суду Дніпропетровської області.
4.1.Широківський районний суд проводить свою роботу згідно з планом, розробленим за основними напрямками діяльності на півріччя.
4.2.Пропозиції до плану роботи з відповідним мотивуванням та попереднім узгодженням подаються голові суду, суддям – не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.
4.3. У плані роботи визначається:
- перелік завдань (заходів), що повинні бути виконані;
- відповідальні за виконання завдань (заходів);
-строки виконання завдань (заходів), проведення оцінки та підготовки звітності.
4.4.Органазація складання плану роботи суду покладається на керівника апарату суду.
4.5.Контроль за виконанням плану роботи суду здійснює: щодо термінів виконання та повноти виконання - голова суду;
4.6.Копії планів роботи Широківського районного суду надсилаються до територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області до початку звітнього періоду.
5.1.Наради, засідання та інші організаційно-управлінські заходи проводяться судом згідно з планом роботи та основними напрямами діяльності на півріччя.
5.2.Підготовка організаційно-управлінських заходів здійснюється працівником апарату суду, до компетенції якого входить питання порядку денного. Пропозиції щодо термінів, часу, місця та форми проведення заходів погоджуються з головою Широківського районного суду Дніпропетровської області.
5.3. Підготовку нарад, на яких головує голова суду, здійснює працівник апарату суду на якого покладені обов’язки з питань ведення діловодства.
5.4.Наради,засідання та інші організаційно-управлінські заходи протоколюють сясекретарем, незалежно від того під чим головуванням вони проходять.
5.5.Працівник апарату суду, на якого покладені обов’язки з питань ведення діловодства щомісячно доповідає голові суду про виконання завдань, які були поставлені на нараді.
5.6.Матеріали для обговорення на нарадах (доповідні записки, довідки, аналізи чи узагальнення, проекти постанов та інші документи) готують відповідальні за підготовку питання порядку денного працівники суду, до компетенції яких належить винесене на розгляд питання, а також забезпечують участь осіб, запрошених на наради.
5.7.Щотижневі планові та позапланові наради Широківського районного суду Дніпропетровської області проводяться головою суду або заступником, який виконує його обов’язки.
5.8.Заняття працівників суду у рамках апаратного навчання проводяться згідно з планом та порядком, затвердженими головою суду.
6.1.У роботі з кадрами Широківського районний суд Дніпропетровської області керується Конституцією України, Законами України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, декретами, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, наказами, розпорядженнями та вказівками Державної Судової Адміністрації України, територіального управління Державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області та цим Регламентом.
6.2.Робота з кадрами зосереджена у керівника апарату суду, який розробляє та реалізує плани роботи, інші заходи щодо підбору, підготовки кадрів та їх соціально-побутового забезпечення.
6.3.Прийняття на державну службу до Широківського районного суду Дніпропетровської області здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.
Прийняття на роботу на посади, не віднесені до категорії державних службовців та звільнення з них здійснюється відповідно до законодавства про працю.
6.4.В суді створюється конкурсна комісія, яку очолює заступник керівника апарату суду.
При прийнятті на державну службу може бути встановлено випробування терміном до 6 місяців. Особа, що не витримала випробувань, звільняється з посади державного службовця відповідно до ст. 28 КЗпП України.
6.5.Особи, що вперше вступили на державну службу, приймають присягу за текстом, визначеним ст. 17 Закону України “Про державну службу”. Про прийняття присяги робиться запис у трудовій книжці державного службовця.
6.6.Переважне право для просування по службі мають державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли відповідне стажування, проявляють ініціативу, постійно підвищують свій професійний рівень і мають кращі показники в роботі.
6.7.Судді самостійно здійснюють добір помічників. Помічник судді призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату відповідного суду за поданням судді. Помічник судді призначається на посаду на час виконання суддею повноважень судді відповідного суду.
6.8.Стосовно осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців, проводиться спеціальна перевірка, у тому числі щодо відомостей, поданих особисто, відповідно до Закону України «Про засади запобігання та протидії корупції», Указу Президента України № 33/2012 «Про Порядок організації проведення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов'язаних із виконанням функцій держави або місцевого самоврядування».
7.1. Загальні положення.
7.1.1. Робота з документами в Широківському районному суді Дніпропетровської області здійснюється відповідно до Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003» затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 року № 55.
7.1.2.Організацію діловодства в суді забезпечує керівник апарату Широківського районного суду Дніпропетровської області.
7.1.3.Відповідальність за загальний стан роботи з документами в суді покладається на голову суду.
7.1.3.Робота з секретними документами регламентується окремим наказом голови суду.
7.1.4.Все діловодство в суді здійснюється державною мовою, за винятком відповідей на звернення громадян, коли допускається застосування інших мов.
7.2. Документування розпорядчої діяльності.
7.2.1.Широківський районний суд Дніпропетровської області здійснює свої функції та повноваження в межах своєї компетенції, визначеної Законом України «Про судоустрій і статус суддів».
7.2.2.Розпорядча діяльність суду здійснюється шляхом видання в межах своє компетенції головою суду та керівником апарату наказів, які є обов'язковими для виконання працівниками суду.
7.2.3. Накази друкуються на спеціальних бланках.
7.2.4. Накази та інші розпорядчі документи повинні відповідати вимогам Національного стандарту України «Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003» затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 року № 55.
7.2.5.Контроль за виконанням наказу або іншого розпорядчого документа покладається на голову суду або його заступника чи працівника апарату суду, про що зазначається в останньому пункті документа.
7.2.6.Наказ або інший розпорядчий документ набуває чинності з дня його підписання, якщо інше не встановлено самим документом.
7.2.7.Підписані накази реєструються спеціалістом, відповідальним за кадрову роботу.
7.2.8.Перші примірники (оригінали) зареєстрованих наказів зосереджуються в хронологічному порядку у спеціальних папках: накази із загальних питань, накази щодо особового складу, накази щодо відпусток.
7.2.9.3берігання наказів протягом трьох років забезпечується вищезазначеної відповідальної особи, після чого вони передаються для подальшого зберігання до архіву суду.
7.3. Організація роботи з вхідними документами
7.3.1.Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять до суду, приймаються, опрацьовуються, реєструються в автоматизованій системі документообігу.
Робота з електронною поштою визначається відповідною Інструкцією про порядок використання електронної пошти в центральному апараті Державної судової адміністрації України, територіальних управліннях державної судової адміністрації та судах загальної юрисдикції. Якщо після отримання документів електронною поштою до суду надходять ці ж документи на паперових носіях, останні передаються виконавцям у порядку, встановленому цією Інструкцією, та зберігаються разом із документами, отриманими електронною поштою.
7.3.2.Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ і кореспонденції, у день їх надходження перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової справи (матеріалу), першої сторінки листа чи іншого документа реєстраційний штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції.
Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.
7.3.3.Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення до справ з відміткою про дату одержання їх судом:
а) судові повістки, повернуті суду за неврученням адресату;
б) розписки про одержання копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.
7.3.4.Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.
7.3.5.Помилково доставлена суду кореспонденція пересилається за належністю разом із супровідним листом за підписом голови суду чи його заступника.
7.3.6.Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян невідкладно передаються працівнику, відповідальному за приймання судових справ і кореспонденції, для реєстрації в журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.
7.3.7.Особа, яка подала матеріали чи документ до суду, управі представити додаткову копію матеріалів (документа), на першій сторінці яких на її прохання проставляється штамп суду "Отримано", зазначаються дата отримання матеріалів (документа), посада і прізвище особи, яка прийняла матеріали (документ), після чого копія повертається.
7.3.8.Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.
7.3.9.Після попереднього розгляду документа керівництвом і призначення виконавця в той самий день документ повертається до працівника апарату суду, який здійснював його реєстрацію, для реєстрації резолюції. До журналу реєстрації вхідної кореспонденції вносяться відомості про зміст і дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дата передачі документа виконавцеві.
Документи для розгляду (виконання) від одного виконавця до іншого передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції. Передача документів відбувається з внесенням до журналу реєстрації вхідної кореспонденції відповідних даних про передачу.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому в установленому порядку передається документ, співвиконавцям передаються копії або фотокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.
7.3.10. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконувала його обов'язки. Відповідь у необхідній кількості примірників передається для відправлення адресатам.
Після вирішення порушених у документі питань відповідальний виконавець у лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, у якій указує, як вирішено питання: надано відповідь, прийнято рішення тощо, проставляє дату фактичного виконання, номер справи за номенклатурою справ суду, до якої необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом.
Один примірник відповіді залишається в суді та візується виконавцями або відповідальним виконавцем. Цей примірник відповіді також може бути підписаний керівництвом.
Виконаний документ разом із завізованою виконавцями копією відповіді підшивається до відповідної справи за номенклатурою справ суду або передається за призначенням. Якщо керівництвом суду не підписано примірник відповіді, зазначений в абзаці третьому цього підпункту, до виконаних документів долучається копія або фотокопія підписаної керівником суду відповіді.
7.3.11. Облік і зберігання виконаних документів здійснюється працівниками апарату суду.
7.3.12.Закони та інші нормативно-правові акти після реєстрації в журналі реєстрації вхідної кореспонденції передаються голові суду, а за його резолюцією - для подальшого опрацювання (кодифікації).
7.4. Реєстрація і облік справ та матеріалів, що надійшли до суду.
Реєстрація справ та інших матеріалів забезпечує організацію належного обліку, контролю та оперативного їх розшуку. Основним принципом реєстрації є одноразовість. Кожен документ, справа повинні реєструватись в данному суді лише один раз.
7.4.1.Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.
У разі, коли до суду надходять у незначній кількості документи з грифом "Для службового користування", то такі документи реєструються у загальному порядку, при цьому в журналі реєстрації вхідної кореспонденції та відповідній обліково-статистичній картці до реєстраційного номера документа додається позначка "ДСК".
Указані документи долучаються до матеріалів відповідної справи. На справі робиться позначка "ДСК".
7.4.2.Якщо справа зареєстрована як така, що підлягає розгляду в порядку одного судочинства (провадження), а згодом розглянута в порядку іншого судочинства (провадження), заводиться нова обліково-статистична картка відповідно до категорії справи, за якою вона розглянута. Справі присвоюється новий індекс та номер. Попередньо заведена картка перекреслюється та робиться відмітка "помилково зареєстрована". Картка не вилучається, а зберігається у відповідній картотеці.
7.4.3.У разі автоматизованого (комп'ютерного) ведення в суді реєстрації та обліку забезпечується процедура формування інформаційних запитів на вимогу учасників судового процесу. Ведення обліково-статистичних карток, журналів та алфавітних покажчиків у паперовому вигляді в цьому разі не здійснюється.
Реєстраційні журнали та обліково-статистичні картки виготовляються електронним способом із застосуванням реєстраційних даних документів, що зберігаються у системі комп'ютерного діловодства суду.
Процедура ведення журналу полягає у роздруковуванні списків реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.
Роздруковування проводиться не пізніше наступного дня від дати введення інформації, що роздруковується. Після друкування відповідальний працівник повинен підписати списки в зазначеному місці та підшити в теку.
Обліково-статистичні картки у справах, у яких закінчено провадження, роздруковуються у кінці календарного року та передаються до архіву суду в установленому цією Інструкцією порядку.
При автоматизованій реєстрації формується банк реєстраційних даних. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма реквізитами реєстрації та про точне місцезнаходження документа або судової справи, матеріалу в суді.
Вимоги щодо захисту даних інформаційної системи наводяться в технічному завданні на створення програмно-технологічного комплексу.
7.4.4.Порядок реєстрації судових справ та матеріалів здійснюється відповідно до розділу 3 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді.
7.5.Організація контролю за виконанням документів.
7.5.1.Відповідальність за організацію і загальний стан контролю за виконанням документів несе голова суду та керівник апарату суду.
7.5.2.Відповідальність за виконання документів несуть виконавці визначені головою суду та керівником апарату.
7.5.3.Відповідальність за виконання документів за змістом і строками, нарівні з безпосередніми виконавцями, несуть особи, зазначені в резолюції голови суду.
7.5.4.Своєчасне доведення документів до виконавців, організаційно-технічний контроль за станом та формами виконання документів, їх відповідність резолюціям та вимогам законодавства про діловодство забезпечує канцелярія суду.
7.5.5.Вичерпні відомості про невиконання документів доповідаються на нарадах голові суду.
7.5.6.Про стан роботи з документами за півріччя та рік подається голові суду доповідна записка, яка стає предметом розгляду на заняттях, оперативних нарадах.
7.6.Організація виконання та контролю за виконанням документів вищих органів та наказів начальника територіального управління Державної судової адмінстарції.
7.6.1.На виконання документів вищих органів, які носять дозвільний чи пояснювальний характер, до суду з територіального управління ДСА України в Дніпропетровській області надходять інформаційні листи.
7.6.2.На виконання законів України, постанов Верховної Ради України, Указів та розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів Державної Судовї Адмінстрації України та територіального управління ДСА України в Дніпропетровськійобласті з питань, що входять до компетенції суду, надсилаються накази територіального управіння Державної судової адмінстрації України в Дніпропетровській області.
7.6.3.На виконання взятого на контроль наказу голова суду вчиняє резолюцію, в якій конкретизує механізм реалізації, визначає термін інформування, доручає керівникові відповідного структурного підрозділу здійснювати контроль за виконанням наказу.
7.6.4.Підготовлені виконавцями доповідні записки про виконання наказу підписуються головою суду та передаються до територіального управління Державної судової адмінстрації в Дніпропетровьскій області.
7.6.5.Якщо в доповідній записці йдеться про остаточне виконання наказу, то вона повинна містити в собі пропозицію щодо зняття цього наказу з контролю.
7.6.6.Доповідна записка про виконання наказу подається до ТУ ДСА України в Дніпропетровській області, разом з наказом і комплектом інших необхідних документів.
7.6.7.Коли голова суду відповідною резолюцією знімає наказ з контролю, відмітка про це вноситься в контрольну картотеку.
7.6.8.Якщо наказ в тій чи іншій частині не виконано або виконано з порушенням терміну чи неякісно, в доповідній записці повинен бути аналіз причин цього, пропозиції щодо їх усунення та нового терміну виконання.
7.6.9. При визначенні форм контролю перевага надається перевірці виконання документів на місцях з обов'язковою підготовкою довідки чи іншого інформаційно-аналітичного документа.
7.7.Організація контролю за виконанням вхідних, вихідних та внутрішніх документів.
7.7.1.Вхідні, вихідні та внутрішні документи виконуються в термін, який вказаний в самих документах.
7.7.2.Якщо термін виконання документа ним не визначений, він встановлюється головою суду відповідно до вимог законодавства та цього Регламенту.
7.7.3.Термінові документи, в яких не вказаний термін виконання, за резолюцією голови суду виконуються протягом 7 робочих днів.
7.7.4.Всі інші документи, в яких не вказаний термін виконання, за резолюцією голови суду повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів.
7.7.5.Відлік встановленого терміну виконання починається з дня надходження документа до суду, відмітка про який робиться канцелярією суду одночасно з проставленням вхідного номера.
7.7.6.У разі неможливості виконання документа у встановлений термін виконавець не пізніше як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну подає на ім'я голови суду письмове обґрунтування.
Продовження або зміна терміну виконання документа здійснюється виключно органами, які видали документ або встановили термін його виконання.
7.7.7.Якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, координацію їх роботи здійснює виконавець, що вказаний в резолюції першим.
7.7.8.У накладеній резолюції повинна бути ясна та вичерпна вказівка про порядок, характер, термін виконання про необхідність витребування матеріалів та інше.
7.7.9.Резолюція ставиться на вільному від тексту місці. Якщо документ підлягає поверненню або повинен бути розглянутий декількома посадовими особами (завдання, вказівки та інше) — на окремому аркуші.
7.7.10.Проходження документа з резолюцією з часу її накладання головою суду до безпосереднього виконавця не повинно перевищувати одного дня.
7.7.11. Документ вважається виконаним, якщо вчасно і повністю вирішені поставлені в ньому або в резолюції завдання, видано наказ, надіслано відповідь по суті, інформація або звіт в орган, що видав документ або посадовій особі, що давала завдання щодо його виконання.
7.7.12.У разі незгоди голови суду із запропонованим проектом відповіді, наказу чи іншого документа щодо виконання вхідного, вихідного або внутрішнього документа, проект разом з документом повертається виконавцю для доопрацювання.
7.7.13.Відповідальність за виконання документів покладається на керівника апарату суду до компетенції якого входить викладені у них питання.
7.7.14.Отримані на вихідні документи відповіді реєструються канцелярією суду.
7.7.15.Відповідь разом з копією вихідного документа, на який вона надійшла, передається голові суду, або його заступнику, який підписав вихідний документ.
7.7.16.Відповіді на вихідні документи передаються голові суду або його заступнику, що підписав вихідний документ, для подальшої передачі безпосередньому виконавцю.
7.7.17.Поштове відправлення усієї вихідної документації покладається на канцелярію суду в день її одержання від виконавця або не пізніше наступного робочого дня.
та організація їх прийому
8.1.У роботі з письмовими та усними зверненнями громадян Широківський районний суд Дніпропетровської області керується вимогами Конституції України, Законом України "Про звернення громадян", Указом Президента України «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення» від 19.03.1997 р. № 241/97, Указом Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення» від 13 серпня 2002 року № 700/2002, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року за № 348 та іншими підзаконними актами.
8.2.Письмові звернення громадян, що надійшли до суду, реєструються канцелярією суду.
8.3.Разом з необхідними додатковими матеріалами та документами письмові звернення громадян передаються на розгляд голові суду.
8.4.Якщо викладені у зверненні питання не входять до компетенції суду, воно в 5-денний термін за підписом голови суду надсилається за належністю, про що повідомляється автор звернення.
8.5.Якщо звернення оформлене без дотримання вимог Закону України "Про звернення громадян" (не вказані прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання заявника та інше або у зверненні не викладена суть порушеного питання, його зміст позбавлений будь-якого логічного завершення або у ньому містяться образи честі і гідності інших осіб, брутальні вирази), - такі звернення у 5 - денний термін за підписом голови суду повертаються заявнику з відповідними роз'ясненнями.
8.6.Щодо звернень громадян, які за змістом входять до компетенції суду, - голова суду дає доручення відповідним працівникам апарату суду про здійснення перевірки, вивчення, вирішення порушених питань та підготовку відповіді.
8.7.Організація та контроль проходження звернень громадян покладається на керівника апарату суду.
8.8.Особистий прийом громадян веде голова суду за наступним графіком, затвердженим головою суду: щовівторка з 09.00 год. до 12.00 год. та щочетверга з 09.00 год. до 12.00 год.
8.9.Працівник суду, що здійснює прийом громадян, записує всіх громадян, які звернулися на особистий прийом, до журналу особистого прийому.
Прийом проводиться регулярно у встановлені дні та години.
8.10.Всі звернення громадян, подані на особистому прийомі, реєструються після прийому в загальному порядку в єдиному журналі вхідної кореспонденції. Якщо вирішення звернення безпосередньо на прийомі неможливе, його розглядають в порядку, передбаченому законодавством. Про результати розгляду громадян повідомляють письмово або усно – за їхнім бажанням.
Особи, визнані судом в установленому порядку недіїздатними, на прийом без участі їхніх опікунів не допускаються.
8.11.Особа, яка здійснює приймання, для забезпечення кваліфікованого розв'язання поставлених відвідувачем питань, може залучити до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів або одержати від них потрібну інформацію.
8.12.Звернення громадян, які потребують вивчення та перевірки, вирішуються невідкладно і в усякому разі не пізніше 15 днів від дня отримання. Всі інші – не пізніше одного місяця з дня надходження. Звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються та підписуються головою суду.
8.13.Якщо за об'єктивних обставин зазначені у зверненні питання неможливо вирішити протягом одного місяця, голова суду дає дозвіл на продовження терміну виконання, про що повідомляється автор звернення. При цьому загальний термін виконання звернення не може перевищувати 45 календарних днів.
8.14.Звернення громадян, що надійшли до суду з територіального управління державної судової адміністрації України в Дніпропетровській області, райдержадміністрації, вищих органів виконавчої та законодавчої влади, вирішуються у терміни, визначені цими органами. Якщо термін виконання у дорученні не визначено, надіслане звернення громадян вирішується на загальних підставах.
8.15.Якщо наведені у зверненні факти підтвердилися, у довідках про їх перевірки зазначаються вжиті заходи або пропозиції щодо недопущення їх у подальшому.
8.16.Відповіді про результати розгляду звернень громадян підписуються головою суду.
8.17.Відповідальний за роботу зі зверненнями громадян працівник суду систематично контролює строки розгляду заяв і скарг, нагадує за необхідності виконавцеві про закінчення строку та доповідає голові суду про скарги, встановлений строк розгляду яких закінчується, а також здійснює систематичних аналіз стану прийняття та розгляду заяв, скарг чи пропозицій громадян і пропонує керівництву пропозиції для вжиття заходів з метою усунення причин, що породжують скарги.
та зберігання печаток, штампів і бланків
9.1.Обов'язковому обліку підлягають усі види печаток та штампів суду, бланки процесуальних документів та інші бланки зі штампами, бланки посвідчень особи, посвідчень для відряджень, трудові книжки.
9.2.Облік печаток і штампів ведеться в журналі обліку печаток і штампів суду , бланків процесуальних документів - у журналі обліку бланків суду окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під підпис у журналі обліку бланків суду.
Журнали обліку включаються до номенклатури справ суду. Аркуші журналів обліку нумеруються, прошиваються та підписуються головою суду з проставлянням відтиску гербової печатки суду.
9.3.Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються. Печатки, штампи, бланки суду передавати стороннім особам заборонено.
9.4.Виготовлення печаток, штампів і забезпечення суду всіма видами бланків здійснюється особою суду, яка відповідає за господарське забезпечення, а контроль за виготовленням, зберіганням і використанням покладається на керівника апарату суду та осіб, відповідальних за діловодство суду.
Особи, які персонально відповідають за виготовлення, облік, зберігання та використання печаток, штампів і бланків, призначаються наказом голови суду. Передача печаток і штампів у межах суду (у зв'язку з тимчасовою відсутністю осіб, які персонально відповідають за них) здійснюється відповідно до наказу голови суду з проставлянням відтиску печатки чи штампа, що передається, у відповідному журналі.
9.5.Гербова печатка суду ставиться на документи у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської статистичної звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством тощо).
9.6.Знищення бланків здійснюється за актом на підставі наказу голови суду з відповідною відміткою про це в журналах обліку бланків суду.
Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів внутрішніх справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням суду.
9.7.Перевірка наявності печаток, штампів і бланків, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік. Про проведення перевірки робляться відмітки у відповідних журналах обліку після останнього запису, який був зроблений на час проведення перевірки.
У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома голови суду.
У разі втрати печаток і штампів голова суду повинен негайно повідомити про це органи внутрішніх справ і вжити заходів для їх розшуку.
10.1.Друкування документів суду здійснюється канцелярією суду.
10.2.Порядок розмножування документів засобами розмножувальної техніки визначається головою суду.
10.3.Матеріали для друкування подаються до канцелярії суду і друкуються в порядку їх надходження.
Терміново друкуються матеріали для голови суду, а також за його розпорядженням в інших випадках та ситуаціях. Позачергово друкуються фінансові документи та накази.
10.4.Матеріали, що подаються для друку повинні бути розбірливо написані чорнилом або пастою фіолетового, синього, чорного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем. Матеріали написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймаються. Рішення про це приймає старший секретар, якому підпорядкована друкарка.
10.5.Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкуються через півтора міжрядкових інтервали, а форматом А5 - через один.
10.6.За уточненням тексту під час його друкування друкарка повинна звертатись безпосередньо до виконавця. Друкарці забороняється знайомити зі змістом поданих до друку матеріалів осіб, які не мають до нього службового відношення. Надруковані матеріали разом з рукописом повертаються тільки їх виконавцю.
10.7.Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски, тощо, виконавець повертає друкарці надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на машинці, без помарок.
10.8.Відповідальність за зміст та якість тексту покладається на виконавця матеріалу, а за якість друкування - на друкарку.
11.1.Відповідальність за стан діловодства та зберігання документів в Широківському районному суді Дніпропетровської області покладається на голову суду, керівника апарату суду та старшого секретаря суду.
11.2.Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються в порядку і термін, визначений цим регламентом.
11.3.Щорічно (в останньому кварталі попереднього року), старший секретар суду складає номенклатуру справ. Всі виконані документи накопичуються у справах згідно з номенклатурою і зберігаються в них до передачі в архів або знищення у встановленому порядку.
11.4. Після закінчення терміну дії документів вони здаються для зберігання до архіву Широківського районного суду Дніпропетровської області.
12.1.Підготовка виконаних документів для подальшого зберігання та використання є завершальним етапом діловодства. Основна мета впорядкування та зберігання виконаних документів - це створення умов для їх використання у довідковій роботі суду.
12.2.Виконання документів для подальшого зберігання та використання складається з:
- оформлення цивільних, кримінальних, адміністративних справ та справ про адміністративні правопорушення;
- опису документів постійного та довготермінового зберігання;
- забезпечення зберігання справ та документів;
- передачі документів (справ) до архіву Широківського районного суду Дніпропетровської області.
12.3.Документи передаються до архіву Широківського районного суду Дніпропетровської області через рік після закінчення їх діловодством.
12.4.Відповідальність за організацію архівної справи покладається на старшого секретаря суду, а за її ведення на архіваріуса або іншого працівника апарату суду, відповідального за ведення архіву.
12.5.Архів Широківського районного суду Дніпропетровської області забезпечує збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів з метою здачі їх у державний архів.
_03_03.png)
