ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення зборів суддів Широківського районного суду
Дніпропетровської області
від 02 жовтня 2015 року № 15
( у новій редакції рішення зборів суддів
Широківського районного суду
Дніпропетровської області
від 05.05.2016 року №4 )
Засади
використання автоматизованої системи документообігу суду
Широківського районного суду Дніпропетровської області
1. Загальні положення
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду у Широківському районному суді Дніпропетровської області (далі – Засади ) розроблені на виконання п. 1.4.9. Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року (у редакції рішення Ради суддів України від 02 квітня 2015 року №25 ) зі змінами (далі – Положення).
2. Порядок функціонування автоматизованої системи
2.1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:
- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;
- розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді, присяжних та народних засідателів;
- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;
- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;
- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;
- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;
- використання електронного цифрового підпису (надалі – ЕЦП) для підписання оригіналу електронного документа суду;
- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;
- індексацію документів та їх контекстний пошук;
- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних судових рішень;
- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;
- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;
- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;
- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;
- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;
- надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);
- передачу судових справ до електронного архіву;
- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.
3. Особливості здійснення розподілу судових справ між суддями
3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ відповідно до їх функціональних обов’язків на підставі наказів керівника апарату суду.
3.2. Керівник апарату суду або заступник керівника апарату суду веде табель обліку використання робочого часу суддів в автоматизованій системі документообігу суду, перевіряє актуальність інформації та в разі будь-яких змін вносить дані про відсутність судді на роботі чи інші відомості щодо повноважень суддів по розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
Підставою для внесення відомостей до табелю обліку використання робочого часу суддів є накази про відпустку, відрядження, листок непрацездатності, заява судді, довідка, доповідна, рішення зборів суддів, тощо.
3.3. Посадова особа суду, відповідальна за ведення кадрової роботи або особа, яка виконує його обов'язки, не пізніше наступного робочого дня, що настає після підписання документу чи/ та невідкладно, після настання певних обставин, надає керівнику апарату суду інформацію про відсутніх на робочому місці суддів ( довідка, доповідна, копія наказу, витяг з табелю) з вказівкою підстав відсутності ( відпустка, відрядження, лікарняний, тощо) для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи суду.
3.4. Суддя, у разі невиходу на роботу з поважних причин або відсутності на робочому місці певний час (тимчасова непрацездатність, інші обставини, що будуть підтверджені документально) зобов’язаний в телефонному режимі до 08:30 дня невиходу на роботу або з моменту відсутності, повідомити про це керівника апарату суду для внесення відповідної інформації до автоматизованої системи суду.
Невиконання суддею даного правила, позбавляє його права посилатись на те, що судові справи розподілені йому помилково та не є підставою для їх повторного розподілу.
3.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент їх автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами Положення, даних Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ, передбачених автоматизованою системою документообігу суду комп’ютерною програмою «Д-3».
Визначення присяжних та народних засідателів відбувається за правилами, встановленими Положенням.
3.6. Даними Засадами врегульовані питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Широківському районному суді Дніпропетровської області (далі - Суд), віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення, до яких належать:
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями, в тому числі у випадках виконання суддями іншої роботи не пов’язаної із здійсненням правосуддя ( визначення коефіцієнту складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнту адміністративних посад, коефіцієнту, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо);
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/ або розгляду в неробочі дні;
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ, які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 Положення);
- особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав.
- інші питання, віднесені до компетенції зборів суддів, щодо порядку функціонування автоматизованої системи документообігу в Суді
4.Автоматизований розподіл справ
4.1. Згідно з вимогами Положення визначення судді для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
- автоматизованого розподіл судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;
- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);
- повторного автоматизованого розподілу судових справ.
4.2. Автоматизований розподіл справ в Суді здійснюється за правилами визначеними п. 2.3.4-2.3.9 Положення.
При здійсненні автоматизованого розподілу справ у Суді враховується коефіцієнт навантаження з розгляду судових справ суддям, які обіймають адміністративні посади.
4.3. Автоматизований розподіл судових справ між суддями у Суді здійснюється з урахуванням спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
Автоматичний розподіл всіх інших справ здійснюється між усіма суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
4.4. За допомогою автоматизованого розподілу у Суді визначаються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом та обираються за рішенням зборів суддів строком не більше ніж на три роки у кількості, що не перевищує 50% від фактичної чисельності суддів, які здійснюють правосуддя.
Якщо склад суду складається із 3 суддів, то кількість слідчих суддів не може бути меншою 2 суддів.
У Суді обираються 2 слідчі судді з 3 суддів, які здійснюють правосуддя строком на 1 (один) рік починаючи з дати затвердження цих Засад.
4.5. Справи, які підлягають передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.47 пункту 2.3 цього Положення) підлягають автоматизованому розподілу між усіма суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій та за правилами визначеними п. 2.3.4-2.3.9 Положення.
4.6. Збори суддів Широківського районного суду Дніпропетровської області мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.
5.Повторний автоматизований розподіл справ
5.1.Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення про АСДС.
5.2. Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 цього Положення.
5.3. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.
Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
5.4. Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.
Електронний примірник такого розпорядження (додаток №7 до Положення про АСДС) вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.
Обставинами, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом і є підставою для повторного авторозподілу, є:
а) припинення повноважень судді Широківського районного суду Дніпропетровської області,
б) відпустка по вагітності і пологам;
в) тимчасова непрацездатність на строк більше 2 місяців;
г) довготривале відрядження (більше 14 календарних днів) або тимчасова непрацездатність (більше 14 календарних днів), якщо на день відрядження або відкриття лікарняного залишилися нерозглянутими справи і матеріали, які мають скорочені терміни розгляду (до 10 днів), а також кримінальні провадження відносно осіб, які тримаються під вартою або домашнім арештом, у разі закінчення строку тримання під вартою, домашнього арешту, скарги та клопотання, які потребують невідкладного процесуального вирішення, інші невирішені судові справи на строк, що призводить до порушення строку розгляду, передбаченого відповідним процесуальним законом (п. 2.3.50 Положення).
5.5. У випадку, передбачених пунктом 5.4 передача невирішених справ до канцелярії суду для здійснення повторного автоматизованого розподілу здійснюється суддею в останній робочий день перед відпусткою за актом прийому-передачі. В усіх інших випадках передача невирішених справ до канцелярії суду для здійснення повторного автоматизованого розподілу здійснюється суддею (помічником судді, а за його відсутності секретарем судового засідання, який закріплений за цим суддею) в за актом прийому-передачі з наданням підтверджуючих документів в день передачі справ або на наступний день доступним способом (електронною поштою, факсимільним зв’язком тощо) з негайним подальшим направленням на адресу суду рекомендованим листом з описом вкладеного таких документів.
5.6. Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.
5.7. Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду, який містить такі відомості:
- дата та час початку повторного автоматизованого розподілу;
- єдиний унікальний номер судової справи;
- номер провадження (за наявності);
- категорія судової справи (за наявності);
- коефіцієнт складності судової справи (за наявності);
- інформація про учасників судового процесу (кримінального провадження);
- інформація щодо визначення повноважень суддів;
- інформація про визначення головуючого судді (судді-доповідача) за випадковим числом;
- інформація про визначення складу колегії суддів;
- підстави проведення повторного автоматизованого розподілу;
- версія автоматизованої системи;
- час закінчення повторного автоматизованого розподілу;
- тривалість автоматизованого розподілу.
5.8. Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.
5.9. Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.
5.10. Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.
5.11. Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.
6. Особливості розподілу справ у разі виконання суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя
6.1. У випадках виконання суддями іншої роботи, не пов'язаної із здійсненням правосуддя ( узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково - викладацької діяльності в Національній школі суддів України), та у випадках виявлення значної різниці у навантаженні на суддів питання автоматизованого розподілу судових справ визначається у разі необхідності в кожному конкретному випадку рішенням зборів суддів за вмотивованим клопотанням судді (на підставі рішення зборів суддів за вмотивованим розпорядженням керівника апарату до табелю обліку робочого часу суддів автоматизованої системи документообігу суду вносяться відомості про тимчасове виключення судді із розподілу судових справ із застосуванням причини «Згідно з рішенням зборів суддів»).
6.2 Електронні примірники такого рішення зборів та розпорядження вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного дня, що настає після його підписання
6.3. Для судді, який обіймає адміністративну посаду голови суду рішенням зборів суддів встановлено коефіцієнт навантаження з розгляду судових справ – 90%.
7.Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/ або розгляду в неробочі дні
7.1. Розподіл судових справ із судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом у вихідні, святкові та неробочі дні здійснюється серед слідчих суддів відповідно до графіку чергування суддів, затвердженого наказом голови суду із погодженням із суддями за попереднім внесенням до автоматизованої системи суду робочого дня черговому судді.
8. Особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи
8.1. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, примусове видворення іноземців або осіб без громадянства, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту, клопотання слідчого, прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло, обшук чи огляд житла, тощо) здійснюється особами, відповідальними за розподіл справ у Суді у наступному порядку:
- із загального списку суддів Суду, сформованого в алфавітному порядку, визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент розподілу;
- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент визначення судді, незалежно від навантаження, визначається перший у списку суддя для розгляду конкретної судової справи;
- суддями для розгляду наступних судових справ, що надійшли протягом строку даних обставин, визначаються наступні за списком судді у порядку черговості.
- судові справи розподіляються в порядку хронології їх надходження відповідно до категорій справ із зазначенням дати та часу надходження справи.
8.2. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
9.Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді
9.1. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді у Суді здійснюється відповідно до п. 2.3.43-2.3.48 Положення з наступними особливостями.
9.2. Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа, якщо в день надходження до суду матеріалів справи, суддю, ухвалу якого скасовано, включено в автоматизованій системі до загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
Судові справи, що надійшли з судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування рішення в окремій його частині з направленням справи для продовження розгляду до суду першої інстанції, передаються тим суддям, рішення яких частково скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа, якщо в день надходження до суду матеріалів справи, суддю, рішення якого частково скасовано і направлено справу для продовження розгляду включено в автоматизованій системі до загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
Якщо в день надходження до суду матеріалів справи, суддя, ухвалу якого скасовано або рішення якого скасовано частково і направлено справу для продовження розгляду відсутній на роботі з поважних причин (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, перебування судді на навчанні) або з інших підстав виключений в автоматизованій системі з загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу – справа підлягає автоматизованому розподілу.
9.3. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються заяви, справи та матеріали, передбачені п. 2.3.44 Положення, якщо суддя, який виносив рішення по суті спору, включений в автоматизованій системі до загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу.
У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, перебування судді на навчанні, тощо), або інші підстави виключення судді в автоматизованій системі з загального списку суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, така справа підлягає автоматизованому розподілу, якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством.
9.4. У разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав, такі заяви передаються раніше визначеному у судові справі головуючому судді, якому була розподілена первинна позовна заява із обов’язковим зазначенням дати та номеру за яким така позовна заява була зареєстрована в Суді.
10.Відповідальність
10.1. Внесення недостовірних даних до автоматизованої системи діловодства суду, допущення інших порушень, які могли вплинути або вплинули на розподіл справ і матеріалів між суддями, внесення недостовірних даних до обліково-статистичних карток на судові справи може бути підставою для притягнення до відповідальності, установленої законом.
11. Прикінцеві Положення
11.1. Ці Засади набирають чинності з дня їх затвердження Зборами судів Суду, вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб- порталі суду не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів та діють до їх скасування або внесення змін та доповнень.
_03_03.png)
